1. Doel van het reglement
De Wet Bescherming Persoonsgegevens vereist dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet op behoorlijke en zorgvuldige wijze dienen te worden verwerkt.

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, verder te noemen WBP, ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met gehouden persoonsregistraties in het kader van toeleiding en persoonlijke ondersteuning.

2. ALGEMENE BEPALINGEN

2.1 Begripsbepalingen
In de WBP wordt een aantal begrippen gehanteerd. Ter verduidelijking staat in onderstaande lijst een uitleg van de begrippen.

2.2 Persoonsgegevens
Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

2.3 Medische of psychologische gegevens
Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichame­lijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefe­naar in het kader van de beroepsuitoefe­ning.

2.4 Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van toeleiding of persoonlijke ondersteuning zijn verzameld.

2.5 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsre­gistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

2.6 Houder van de persoonsregistratie
Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.

2.7 Geregistreerde
Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie is opgenomen.


2.8 Beheerder van de persoonsregistratie
Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

2.9 Bewerker van de persoonsregistratie
Degene, niet behorend tot de organisatie van de houder, die het geheel of een gedeelte van de faciliteiten onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie, waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd.

2.10 Gebruiker van de persoonsregistratie
Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de per­soonsregistratie kennis te nemen.

2.11 Opdrachtgever
De bij wet aangewezen verstrekker van voorzieningen en re-integratie instrumenten, die bij geschreven opdracht of beschikking toestemming geeft voor de uitvoer van toeleiding en persoonlijke ondersteuning.

2.12 Toeleiding
De toeleiding bestaat uit systematische begeleiding van de arbeidsgehandicapte werknemer gericht op het vinden en behouden van een arbeidsplaats voor de arbeidsgehandicapte werknemer die zonder persoonlijke ondersteuning niet in staat zou zijn een arbeidsplaats te vinden. 

2.13 Persoonlijke ondersteuning
De persoonlijke ondersteuning bestaat uit een individueel training- of inwerkprogramma op de werkplek en een systematische begeleiding van de arbeidsgehandicapte werknemer gericht op het behouden van de arbeidsplaats voor de arbeidsgehandicapte werknemer die zonder een systematische begeleiding niet in staat zou zijn opgedragen werkzaamheden te verrichten.

3. Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op de in bijlage A bij dit reglement genoemde persoonsre­gistratie, als bedoeld onder 1.3. van dit reglement, binnen de Stichting ROZIJ Werk.

KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

4. Doel van de persoonsregistratie

4.1 De houder van de persoonsregistratie, welke slechts wordt aangelegd indien dit noodzake­lijk is voor een goede vervulling van de taak van de houder, omschrijft de doelstelling van de in artikel 2 bedoelde persoonsregistratie nauwkeurig en duidelijk. Deze omschrijving vormt als bijlage A één geheel met dit reglement.

4.2 De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opnemen dan voor het doel van de persoonsregistratie noodzakelijk is en zal geen persoonsgege­vens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1 vermelde omschrijving.

5. Werking van de persoonsregistratie

5.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in artikel 2 bedoelde persoonsregistratie.

Deze omschrijving vormt als bijlage B één geheel met dit reglement.

5.2 In de sub 4.1 bedoelde omschrijving wordt ten minste genoemd:
a.   de naam, vestigingsplaats en het karakter van de instelling ten behoeve waarvan de registratie functioneert,
b.   de houder en wie namens de houder optreedt,
c.   de beheerder(s),
d.   de eventuele bewerker,
e.   de werkwijze van de persoonsregistratie,
f.    of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd is inge­steld; indien er sprake is van een beperkte looptijd geeft de houder aan wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

5.3 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprake­lijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.

5.4 De houder verplicht de bewerker dit reglement na te leven.
De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveili­ging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De ter zake getroffen regeling is bij de bewerker in te zien.

5.5 De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzienin­gen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistra­tie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten, die hij onder zich heeft.

6. Opgenomen gegevens
De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:
- personalia/identificatiegegevens,
- financieel/administratieve gegevens,
- medische en psychologische gegevens.

Deze categorieën van gegevens en hun herkomst worden nader gespecifi­ceerd in bijlage C bij dit reglement. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.

RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN* EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

6. Kennisgeving

6.1 De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

6.2 Indien andere doelen dan toeleiding of persoonlijke ondersteuning een doelstelling vormen van de registratie heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf gericht te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registra­tie worden opgeno­men, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, een en ander met inachtneming van het in artikel 3 bepaalde.

7. Vernietiging van opgenomen gegevens
De geregistreerde heeft het recht te verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder.

De houder vernietigt de gegevens binnen een jaar na een daartoe strekkend verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

8. Verstrekking van gegevens

8.1 Binnen de instelling kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
- degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de concrete dienstverlening aan de geregistreerde,
- aan personen en instanties, wier taak het is de verleende dienst te controleren en te toetsen.

8.2 Buiten de instelling kunnen persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
- degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening en/of het verstrekken van een uitkering aan de geregistreerde cliënt, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben,
- aan de opdrachtgever.

8.3 Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voor­schrift of het een geval betreft als genoemd in de leden 1, 2, 4 of 5, is voor verstrekking van per­soonsgege­vens aan derden de schriftelijke gerichte toestemming van de geregis­treerde vereist.

8.4 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelij­kerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

8.5 Persoonsgegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de geregistreerde worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan:
- het vragen van de gerichte toestemming in redelijkheid niet mogelijk is,
- het onderzoek een algemeen belang dient,
- het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd,
- de persoonlijke levenssfeer van de patiënt daardoor niet onevenre­dig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de patiënt herleidbare gege­vens zal worden gepresenteerd,
- het onderzoek wordt verricht conform een op de onderzoeker betrek­king hebben­de gedragscode en nadat een onafhankelijke commissie hierover positief heeft geadvi­seerd.

Indien aan deze voorwaarden is voldaan, dienen er voorts tussen de houder en onderzoe­ker schriftelijk afspraken te zijn gemaakt over de in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden te treffen maatre­gelen en dient de houder zich in deze zin in voldoende mate jegens de geregistreer­de tegen aansprake­lijkheid te hebben gevrijwaard.

8.6 Van alle gegevensverstrekkingen aan derden anders dan op grond van lid 1, 2 en 4 wordt door de houder een register bijgehouden.

De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderja­ren bewaard, tenzij zij in het kader van een procedure langer bewaard moeten blijven.

De houder deelt de geregistreerde op diens verzoek schriftelijk binnen een maand mede of zijn/haar persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek uit de persoonsregis­tratie aan derden zijn verstrekt.

9. Toegang tot persoonsgegevens
Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slecht toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot per­soonsgegevens uit de registratie de beheerder en bewerker, voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is.

Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede) gebruikers van de registratie, binnen de instelling werkzaam, zijn in beginsel bij naam genoemd in bijlage D, welke een geheel met dit reglement vormt en in het bezit is van de houder. Bij de in deze bijlage genoemde personen wordt aangegeven tot welke persoonsgegevens zij toegang hebben.

De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.

10. Inzage van opgenomen gegevens
De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de beheerder. De beheerder geleidt het verzoek door naar de beroepsbeoefenaar, op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld, diens waarnemer of opvolger. De gevraagde inzage dient binnen een maand te kunnen plaatsvinden. Desgevraagd verstrekt de beroepsbeoefenaar aan de geregistreerde afschrift van diens gegevens.

Aanmerkelijke belangen van anderen dan de verzoe­ker, de houder daaronder begrepen, kunnen een gewichtige reden voor weigering "inzage en afschrift" zijn.

11. Correctie c.q. aanvulling van gegevens of verwijdering van opgenomen gegevens

11.1 De geregistreerde kan verzoeken om verbetering, aanvulling of verwij­dering van op hem betrekking hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registra­tie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemoti­veerd verzoek in bij de houder.

Indien daartoe aanleiding bestaat, beslist de houder niet, dan na de beroepsbeoefe­naar, die de gegevens heeft verzameld, of diens opvolger gehoord te hebben.

11.2 De houder deelt zijn beslissing binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen omkleed.

11.3 De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering of aanvul­ling, dan wel tot verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

12. Bewaartermijnen
Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoelang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaarter­mijn die door de houder wordt vastgesteld op basis van het doel van de vastlegging van betreffen­de gegeven en dientengevolge voor onderscheiden soorten gegevens kan verschillen, wordt neergelegd in een bijlage E, welke wordt geacht één geheel te vormen met dit reglement.

Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende per­soonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar.

Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aanneme­lijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover tussen de geregistreerde en de beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat.

Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zijn in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

13. Overdracht van opgenomen gegevens
De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende diensten tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

14. Klachten
Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zicht te wenden tot de houder van de registratie. Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resul­taat, heeft de geregistreerde de volgende mogelijkheden. Zo mogelijk kan hij gebruik maken van een binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachten­behandeling of bij ontstentenis van een dergelijke regeling van een regeling, volgens welke een driemanschap, bestaande uit één door de geregistreerde, één door de houder en één gezamenlijk aan te wijzen persoon, een zwaarwegend advies ter zake van het conflict uitbrengt. De geregistreerde kan zich ook tot de Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van twee maanden na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen twee maanden na afloop van die termijn. Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van de Registratieka­mer.

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

15. Looptijd en overdracht van de registratie

15.1 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie, zoals aangege­ven in de in artikel 4 genoemde bijlage B.

15.2 De geregistreerde wordt tijdig in kennis gesteld van het voornemen tot overdracht van de registratie naar een andere houder, opdat tegen overdracht van op zijn persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.

16. Wijziging van het reglement
Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de houder.

De wijzigingen in het reglement zijn van kracht een maand nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.

17. Inwerkingtreding
Dit reglement is per 1 januari 1994 in werking getreden en bij de houder in te zien.

Desgewenst kan tegen kostprijs afschrift van dit reglement worden verkregen.